Cosa sono gli uffici “Open-Space” e da dove vengono
Open-Space = Spazio aperto:
Questi uffici riducono al minimo le barriere tra i dipendenti, abbattendo muri e preferendo uno spazio comune agli uffici singoli, tutto ciò per facilitare la collaborazione e il lavoro di gruppo.
Ma da dove vengono? E perché sono diventati lo standard?
Negli ultimi 30 anni il mondo del lavoro ha subito una rivoluzione e così è stato anche per gli ambienti di lavoro, in particolare per gli uffici.
Spieghiamoci meglio:
Negli ultimi anni le professioni volte alla creatività e alla collaborazione, specialmente nel settore informatico (Social marketing, comunicazione, graphic design, copywriting, relazioni esterne, community management), hanno visto una crescita tremenda e hanno forzato le compagnie di tutto il mondo a modificare i propri spazi per adattarsi alle necessità di questi lavori emergenti.
Queste nuove professioni, traendo il meglio dalla collaborazione e dal “Team-working”, hanno spinto le compagnie a creare spazi comuni dove scambiare idee e confrontarsi.
In aggiunta a questo, gli open-space permettono di lavorare in uffici più piccoli di quelli tradizionali, facendo risparmiare alle aziende sui costi delle strutture e dell’arredamento.
In sintesi, quindi, questi uffici nascono per ottimizzare gli ambienti di lavoro e i costi delle strutture, ma soprattutto per facilitare la comunicazione tra colleghi e snellire il “work-flow”, con l’obbiettivo di migliorare la proliferazione di idee e il “problem solving”.
I pro e i contro di questo nuovo modello
Iniziamo la nostra analisi elencando i vantaggi che questa struttura innovativa ci offre:
- Comunicazione: Innanzitutto, come abbiamo già spiegato nell’introduzione, la comunicazione tra colleghi è al suo apice storico, il che ha anche un riscontro negativo, che vedremo successivamente nei contro.
- Teamwork: Grazie alla veloce comunicazione le idee circolano in fretta e il lavoro di gruppo risulta molto più veloce e senza intoppi, evitando malintesi o rallentamenti dovuti all’impostazione di un ufficio tradizionale.
- Flessibilità degli spazi: Concentrandosi su meno stanze, l’azienda ha molta più libertà per quanto riguarda il mobilio e la struttura degli spazi, il che si traduce in spazi più ispirati e curati.
- Risparmio di spazio: Meno stanze vuol dire meno spazio, che a sua volta si traduce in un risparmio economico.
Veniamo ora però ai difetti di questo nuovo modello:
- Mancanza di privacy: Iniziamo con il parlare della mancanza di spazi privati, fondamentali in un ufficio. Tutti abbiamo bisogno di tanto in tanto di stare un po’ con noi stessi.
- Aumento delle distrazioni: Tutte queste persone che parlano e tutto questo movimento generale creano inquinamento acustico e distrazioni visive che rendono più difficile concentrarsi, producendo un calo della produttività generale.
- Aumento dei rischi infettivi: La mancanza di barriere architettoniche facilita la diffusione di virus e batteri, aumentando la percentuale di assenze per malattia.
- Un ambiente confortevole solo per alcuni: L’arredamento e l’organizzazione degli spazi sono fondamentali per massimizzare la produttività, ma sono anche molto soggettivi. Per questo in un ambiente comune è difficile rispettare le preferenze personali di tutti e si finirà sempre per scontentare qualcuno.
Di tutti questi, il problema maggiore, secondo una ricerca condotta dall’università di Sydney e pubblicata dal Journal of environmental psychology, sembra essere l’aumento dello stress individuale causato dal forte inquinamento acustico, che impatta negativamente la qualità del lavoro e il benessere dei dipendenti.
Qual è la soluzione più ottimale?
Come spesso accade, la perfezione sta nel mezzo:
Considerate le esigenze delle aziende basterebbe dotare gli uffici ad alta densità di appositi spazi di decompressione, che favoriscano la concentrazione e consentano una maggiore privacy durante le telefonate più delicate (professionali e private).
Un ottimo spunto potrebbe essere il lavoro dell’azienda finlandese Framery, che mettendo a disposizione cabine insonorizzare garantisce la privacy necessaria senza compromettere la natura degli uffici open-space. Ovviamente questo risolve solo una parte dei problemi legati agli open-space, ma è un buon inizio.
La sfida dei designer in futuro sarà quella di affrontare lo spettro delle esigenze individuali, con soluzioni efficienti che le organizzazioni siano in grado di gestire operativamente ed economicamente.
Pulizia degli uffici open-space
Una delle sfide più grandi nella gestione di questo tipo di uffici è la pulizia. Se da un lato infatti creare spazi comuni significa risparmiare metratura, dall’altro vuol dire concentrare tutto lo sporco prodotto in un unico ambiente.
Se la pulizia dell’ufficio open space non è adeguata la qualità del lavoro prodotto viene fortemente impattata in negativo e vanifica tutti gli sforzi fatti per creare un ambiente confortevole e produttivo per i nostri lavoratori.
Inoltre, molti elementi di un ufficio open-space sono comuni e vengono utilizzati da una moltitudine di persone, e necessitano per questo di particolare attenzione.
Questo però non è tutto, questi uffici infatti vengono utilizzati sempre nella loro totalità, il che rende impossibile pulire durante gli orari lavorativi. Per questo motivo abbiamo bisogno di una ditta di pulizie in grado di garantire un lavoro efficiente in tempi ristretti, che però sia sempre disponibile per eventuali emergenze durante l’orario di lavoro.
In fine, a causa della maggiore diffusione di virus e batteri negli ambienti comuni, abbiamo bisogno di compagnie affidabili che igienizzino e sanifichino l’ambiente in modo adeguato per pervenire possibili contagi (nessuno vuole trovarsi un intero ufficio a casa per malattia).
Ricapitolando, per la pulizia di un ufficio open space abbiamo necessità di assumere del personale competente che ci garantisca:
- un lavoro preciso ed affidabile che duri tutto il giorno
- pulizia ed igienizzazione dell’ambiente in tempi contenuti con l’ausilio macchinari specifici
- disponibilità durante l’orario di lavoro per eventuali emergenze (pulizia bagni, pavimenti ecc.)
Queste sono le linee guida su cui si basano i servizi di pulizia professionale di Six Lands, scelta già da più di 200 imprese. L’azienda leader nella provincia milanese, comprendendo i bisogni e le necessità dei clienti, ha creato dei servizi specifici per uffici ed imprese.
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